会計帳簿は閲覧させなければならない?マンション管理組合における書類閲覧請求への対応

法律事務所羅針盤(千葉県市川市)所属の弁護士本田真郷です。
今回は、マンション管理組合に対し、総会議事録、会計帳簿など管理書類の閲覧請求があった場合の対応について説明していきます。

1 閲覧請求への対応が必要となる書類

区分所有法、マンション標準規約上、マンション管理組合が閲覧への対応を検討すべき書類は以下のとおりです。

①管理規約(区分所有法33条2項、標準管理規約72条4項)
②総会議事録(区分所有法42条5項・33条2項、標準管理規約49条5項)
③理事会議事録(標準管理規約53条4項・49条5項)
④会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿、その他帳票類(標準管理規約64条1項)
⑤長期修繕計画書、設計図書、修繕等の履歴情報(標準管理規約64条2項)

これらの書類は、区分所有法、標準管理規約上、マンション管理組合理事長が保管することとされているため、閲覧請求への対応は理事長が保管者として行います。

2 閲覧請求を行うことができる者は?

マンション管理組合が管理する書類の閲覧請求を行い得るのは利害関係人です。
利害関係人とは、区分所有者、敷地や専有部分に対する担保権者・差押債権者、賃借人、区分所有者から媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者等の法律上の利害関係がある者をいいます。
また、これから区分所有権を取得しようとする者も利害関係人に当たるとされています。
他方、既に区分所有権を手放した元区分所有者は、管理規約上の利害関係人に当たらず、会計帳簿等の閲覧請求を行うことはできないとした裁判例があります(東京高裁平成14年8月28日判決)。

3 閲覧請求に対する対応

(1)管理規約の閲覧請求があった場合

区分所有法の定め

利害関係人から管理規約の閲覧請求があった場合、正当な理由がある場合を除いて、規約の閲覧を拒むことはできません(区分所有法33条2項)。
正当な理由なく閲覧を拒んだ場合には、20万円以下の過料に処するという罰則規定も設けられています(区分所有法71条2号)。
そのため、管理規約の定めをもってしても、閲覧請求を一般的に制限することはできません。

なお、正当な理由がある場合とは、閲覧請求権が濫用的に行使された場合をいうとされており、あらかじめ周知されている閲覧時間を無視して早朝深夜等の不適当な時間に閲覧の請求がなされた場合、閲覧の必要がないのに連日執拗に閲覧の請求がなされた場合、嫌がらせのための閲覧請求であることが明らかな場合などがこれに当たると考えられています。

標準管理規約の定め

標準管理規約上、組合員または利害関係人の書面による請求があった場合は、理事長は管理規約等の閲覧をさせなければならないものとされています(標準管理規約72条2項、4項)。
閲覧請求があった場合、理事長は閲覧日時、場所等を指定することができます(標準管理規約72条5項)。

(2)総会議事録の閲覧請求があった場合

区分所有法の定め

総会議事録については、区分所有法上、管理規約に関する規定が準用されており(区分所有法42条5項・33条2項)、管理規約と同様の定めとなっています。

標準管理規約の定め

総会議事録についても管理規約と同様、標準管理規約上、理事長は、組合員または利害関係人の書面による請求があった場合は、総会議事録の閲覧をさせなければならないものとされています(標準管理規約49条3項)。
閲覧請求があった場合、理事長は閲覧日時、場所等を指定することができます。

(3)理事会議事録の閲覧請求があった場合

理事会議事録については、区分所有法の定めはなく、閲覧請求の取扱いは管理規約の定めに委ねられています。
標準管理規約においては、総会議事録に関する規定が準用されており、理事長は、組合員または利害関係人の書面による請求があった場合は、理事会議事録を閲覧させなければならないものとされています(標準管理規約53条4項・49条3項)。
なお、理事長は閲覧日時、場所等を指定できることも総会議事録の場合と同様です。

(4)会計帳簿等の閲覧請求があった場合

会計帳簿等についても、区分所有法の定めはなく、閲覧請求の取扱いは管理規約の定めに委ねられています。
標準管理規約においては、理事長は、会計帳簿、什器備品帳簿、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員または利害関係人の理由を付した書面による請求があった場合は、閲覧させなければならないものとされています(標準管理規約64条1項)。

その他の帳票類の例としては、領収書、請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書、駐車場使用契約書、保険証券などが挙げられます(標準管理規約64条関係コメント②)

また、長期修繕計画書、設計図書、修繕等の履歴情報についても同様です(標準管理規約64条2項)。

管理規約や総会議事録、理事会議事録の場合と異なり、「理由を付した」書面による請求が求められている点に留意が必要です。

4 謄写請求への対応

(1)謄写請求は認められる?

会計帳簿等の閲覧請求については管理規約上に標準管理規約同様の規定がある場合に、閲覧に加えて謄写請求(コピー機による複写等)まで認められるか、という論点があります。

この点については、謄写請求が認められるかどうかは、管理規約が謄写請求権を認めているかどうかによるものと解されるとされており、謄写請求権について、何も規定がない場合は謄写請求までは認められないものと考えられます(裁判例として東京高裁平成23年9月15日判決)。

「謄写をするに当たっては、謄写作業を要し、謄写に伴う費用の負担が生ずるといった点で、閲覧とは異なる問題が生じるのであるから、閲覧が許される場合に当然に当社も許されるということはできないのであり、謄写請求権が認められるか否かは、当該規約が謄写請求権を認めているか否かによるものと解される。」
「本件管理規約で閲覧請求権について明文で定めている一方で、謄写請求権について何らの規定がないことからすると、本件規約においては、謄写請求権を認めにこととしたものと認められる。」

東京高裁平成23年9月15日判決

(2)書面交付の場合

上記のとおり、利害関係人による謄写請求は当然認められるものではありませんが、実務上は、管理組合の財務・管理に関する情報について、特定の情報が記載された書面の交付請求が行われています。

標準管理規約においても、管理組合は、利害関係人等の理由を付した書面による請求に基づき、請求者が求める情報を記入した書面を交付することができるとの規定が設けられています(標準管理規約64条3項)。

この書面を交付する場合、理事長は請求者に費用を負担させることができるとされており(標準管理規約64条3項)、定額の費用が設定されていることが通常です。

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